Niszczenie dokumentacji to obowiązek, który zdecydowanie warto wziąć sobie do serca, by uniknąć przykrych konsekwencji ewentualnych zaniedbań. Sprawdź, jakie problemy cię czekają, jeśli nie wykonasz prawidłowo tego zadania.
Niszczenie dokumentów – dlaczego musisz zadbać o bezpieczeństwo?
Jako przedsiębiorstwo mamy do wyboru dwie ścieżki poradzenia sobie z tym problemem. Możemy albo zrobić to samodzielnie, albo przekazać zadanie firmie zewnętrznej. Jeśli wybieramy pierwszą opcję, musimy pamiętać, że czasem niszczenie dokumentów z pomocą biurowej niszczarki nie zapewni nam odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Historia zna bowiem przypadki, gdy papier przetworzony w ten sposób został pozyskany z firmowych śmietników, a następnie informacje zostały odtworzone. Jako firma i jednocześnie administrator danych osobowych nie możemy pozwolić na rozwój takich wypadków.
Złamanie obowiązujących przepisów oznacza spore problemy z prawem. Dotkliwą konsekwencją, której zdecydowanie wszyscy chcielibyśmy uniknąć, są także wysokie kary. Mamy tutaj do czynienia z dwoma kategoriami kar finansowych. Administrator danych musi liczyć się z karą wysokości do 20 000 000 EUR. Przedsiębiorstwa z kolei mogą zostać obarczone karą w wysokości do 4 % ich całkowitego rocznego światowego obrotu.
Co z wizerunkiem firmy?
Niewłaściwe niszczenie dokumentów może doprowadzić także do wielu innych problemów. Jednym z nich są straty wizerunkowe. Każde przedsiębiorstwo musi dbać o to, by jak najlepiej zaprezentować się potencjalnym klientom. Ogromne znaczenie ma tutaj zaufanie. Klient wybierający współpracę z danym podmiotem spodziewa się nie tylko jakościowego wykonania usługi. Ufa także, że firma zapewni bezpieczeństwo jego informacjom. Dotyczy to także danych osobowych. Jeśli nie zadbamy o to, by niszczenie dokumentów przebiegło w bezpiecznych warunkach i dojdzie do wycieku danych, bardzo trudno będzie nam odzyskać to zaufanie, a często będzie to po prostu niemożliwe.
Niszczenie dokumentacji – w jaki sposób uniknąć wszystkich tych problemów?
Jednym z najprostszych sposobów jest nawiązanie współpracy z podmiotem, który:
1. zna przepisy określające wymagania w tym zakresie, m.in. RODO;
2. ma doświadczenie i wie, jak od praktycznej strony zadbać o niszczenie dokumentacji;
3. dysponuje profesjonalną infrastrukturą, która pozwala na to, by przeprowadzić utylizację w sprawny i bezpieczny sposób.
Wybór rzetelnego usługodawcy, takiego jak np. Rhenus, daje pewność, że nie będziemy musieli mierzyć się z konsekwencjami wynikającymi ze złamania obowiązujących przepisów. Przedsiębiorstwo zyskuje więc większą swobodę działania oraz poczucie bezpieczeństwa. Do sporych udogodnień można zaliczyć także to, że często u jednego usługodawcy możemy zadbać także o inne obowiązki związane z dokumentacją. Wszystko dlatego, że specjaliści często oferują, oprócz niszczenia, także archiwizację i przechowywanie akt.
