Co może grozić za niewłaściwe niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentacji to obowiązek, który zdecydowanie warto wziąć sobie do serca, by uniknąć przykrych konsekwencji ewentualnych zaniedbań. Sprawdź, jakie problemy cię czekają, jeśli nie wykonasz prawidłowo tego zadania.

Niszczenie dokumentów – dlaczego musisz zadbać o bezpieczeństwo?

Jako przedsiębiorstwo mamy do wyboru dwie ścieżki poradzenia sobie z tym problemem. Możemy albo zrobić to samodzielnie, albo przekazać zadanie firmie zewnętrznej. Jeśli wybieramy pierwszą opcję, musimy pamiętać, że czasem niszczenie dokumentów z pomocą biurowej niszczarki nie zapewni nam odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Historia zna bowiem przypadki, gdy papier przetworzony w ten sposób został pozyskany z firmowych śmietników, a następnie informacje zostały odtworzone. Jako firma i jednocześnie administrator danych osobowych nie możemy pozwolić na rozwój takich wypadków.

Złamanie obowiązujących przepisów oznacza spore problemy z prawem. Dotkliwą konsekwencją, której zdecydowanie wszyscy chcielibyśmy uniknąć, są także wysokie kary. Mamy tutaj do czynienia z dwoma kategoriami kar finansowych. Administrator danych musi liczyć się z karą wysokości do 20 000 000 EUR. Przedsiębiorstwa z kolei mogą zostać obarczone karą w wysokości do 4 % ich całkowitego rocznego światowego obrotu.

Co z wizerunkiem firmy?

Niewłaściwe niszczenie dokumentów może doprowadzić także do wielu innych problemów. Jednym z nich są straty wizerunkowe. Każde przedsiębiorstwo musi dbać o to, by jak najlepiej zaprezentować się potencjalnym klientom. Ogromne znaczenie ma tutaj zaufanie. Klient wybierający współpracę z danym podmiotem spodziewa się nie tylko jakościowego wykonania usługi. Ufa także, że firma zapewni bezpieczeństwo jego informacjom. Dotyczy to także danych osobowych. Jeśli nie zadbamy o to, by niszczenie dokumentów przebiegło w bezpiecznych warunkach i dojdzie do wycieku danych, bardzo trudno będzie nam odzyskać to zaufanie, a często będzie to po prostu niemożliwe.

Niszczenie dokumentacji – w jaki sposób uniknąć wszystkich tych problemów?

Jednym z najprostszych sposobów jest nawiązanie współpracy z podmiotem, który:

1. zna przepisy określające wymagania w tym zakresie, m.in. RODO;

2. ma doświadczenie i wie, jak od praktycznej strony zadbać o niszczenie dokumentacji;

3. dysponuje profesjonalną infrastrukturą, która pozwala na to, by przeprowadzić utylizację w sprawny i bezpieczny sposób.

Wybór rzetelnego usługodawcy, takiego jak np. Rhenus, daje pewność, że nie będziemy musieli mierzyć się z konsekwencjami wynikającymi ze złamania obowiązujących przepisów. Przedsiębiorstwo zyskuje więc większą swobodę działania oraz poczucie bezpieczeństwa. Do sporych udogodnień można zaliczyć także to, że często u jednego usługodawcy możemy zadbać także o inne obowiązki związane z dokumentacją. Wszystko dlatego, że specjaliści często oferują, oprócz niszczenia, także archiwizację i przechowywanie akt.